Trong thời điểm hiện tại, rất nhiều doanh nghiệp được thành lập để cạnh tranh nhau trong thị trường khốc liệt, nhằm trợ giúp và phục vụ các doanh nghiệp quản lý công việc của mình thì những phần mềm quản lý công việc đã được ra đời để giúp các công ty, doanh nghiệp quản lý công việc tốt hơn.
Những cái tên phổ biến nhất trên thị trường hiện nay đó là Trello, Asana, Wrike, Jira, Wework… và rất nhiều những cái tên khác, nhưng để lựa chọn ra những phần mềm nào phù hợp nhất thì còn phải dựa vào nhiều yếu tố khác nhau, ở dưới bài viết này Hoàng Thùy Chi About sẽ giúp các bạn đánh giá một vài phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất.
1. Asana
Asana cho iOSAsana cho Android
Công việc, dự án, thời gian, nguồn lực, tác vụ… tất cả đều được hiển thị trên một giao diện đơn giản trên phần mềm quản lý công việc Asana này. Bạn có thể theo dõi công việc linh hoạt hoặc xem tổng quan chi tiết của dự án thông qua bảng Kanban hoặc To-do list…
Nhiều doanh nghiệp thường sử dụng công cụ Asana để theo dõi công việc phải làm hàng ngày, đồng thời cũng cung cấp cho nhân viên công cụ hiệu quả hơn email để theo dõi trạng thái của các công việc. Nói chung, Asana đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát toàn bộ khối lượng công việc đồ sộ của công ty, chúng ta sẽ so sánh một vài ưu nhược điểm của Asana ở dưới đây nhé.
Ưu điểm:
- Dễ dàng tạo công việc cho chính mình hoặc giao việc cho đồng đội
- Quản lý công việc theo bảng hoặc danh sách.
- Tùy chỉnh Asana cho phù hợp với tiến trình công việc
- Thêm tiến trình công việc mới vào Asana một cách nhanh chóng và dễ dàng với các mẫu có sẵn
- Thêm tập tin đính kèm trên máy tính, Dropbox, Box hoặc Google Drive vào bất cứ công việc hoặc cuộc đối thoại nào
- Tham gia vào cuộc hội thoại và xem các dự án của đội ở cùng một chỗ
- Lập kế hoạch cho ngày với danh sách những việc cần ưu tiên làm
- Thêm vô số dự án vào Dashboard và tạo báo cáo trong Google Sheets
- Kết nối với Github để cả đội có thể cập nhật những sự thay đổi gần đây nhất về code
- Tích hợp với Google Drive để có thể dễ dàng lựa chọn và đính kèm các tập tin
- Nhanh chóng và dễ dàng thêm các công việc vào Asana từ bất cứ trang web nào trong Chrome
Nhược điểm:
- Nhược điểm duy nhất của Asana là chi phí sử dụng, ở mức chỉ 15 thành viên thì Asana cho phép người dùng bản miễn phí với đầy đủ tính năng như lập kế hoạch, cộng tác, báo cáo cơ bản… Tuy nhiên nếu số người vượt quá con số 15 thì bạn phải sử dụng phiên bản nâng cấp với mức phí là 9.99$/ người dùng/ tháng.
- Ở phiên bản này, người dùng sẽ có thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án, báo cáo nâng cao… Với mức phí như vậy thì chúng ta có thể thấy các doanh nghiệp phải bỏ ra một mức phí khá cao để được sử dụng trọn vẹn tính năng của Asana.
2. Trello
Trello cho iOSTrello cho Android
Trello là một trong những công cụ giúp bạn kiểm soát dự án của mình một cách hiệu quả, bao gồm tên dự án, nội dung dự án, thành viên nhóm và những nội dung liên quan đến dự án. Chúng được tổ chức dưới dạng bảng và người dùng sẽ dễ dàng nắm bắt được toàn bộ các vấn đề liên quan đến dự án.
Ngoài giúp quản lý những dự án trong công việc, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Trello để sắp xếp và kiểm soát cả những việc nhỏ như lên kế hoạch tổ chức sinh nhật cho bạn bè, lên kế hoạch dọn nhà, đi chơi vào cuối tuần, Trello sẽ giúp bạn nhận thấy rằng việc quản lý bản thân và sắp xếp các công việc theo thứ tự một cách dễ dàng hơn. Dưới đây là một số ưu nhược điểm của Trello:
Ưu điểm:
- Trello không có quá nhiều nút phức tạp và người dùng chỉ cần mất vài phút để làm quen với giao diện của nó, sau đó có thể bắt đầu ngay kế hoạch của mình.
- Hỗ trợ nhiều nhãn dán với các màu khác nhau, người dùng có thế phân loại các công việc theo tính chất quan trọng hay khẩn cấp của công việc. Điều này giúp bạn dễ dàng ưu tiên cái gì nên làm trước, cái gì nên làm sau và không bỏ qua bất cứ công việc nào.
- Hỗ trợ thông báo vào email khi có bất kỳ sự thay đổi nào trên dự án, giúp người dùng nắm được quá trình triển khai dự án và tiến độ hoàn thành công việc.
Nhược điểm:
- Do chỉ phục vụ teamwork và cộng tác nên Trello thiếu khá nhiều tính năng cần thiết như: Chat nhóm, phân cấp cho thành viên quản trị, báo cáo công việc, quản lý thời gian… do tính chất hoạt động chỉ phù hợp với việc cộng tác, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 đến 10 người. Tập trung vào sự hiệu quả, đơn giản, nhanh gọn và tuần tự.
3. Wrike
Wrike cho iOSWrike cho Android
Wrike là một phần mềm điện toán đám mây mạnh mẽ, giúp bạn quản lý dự án, lập kế hoạch và làm việc nhóm hiệu quả. Đây là ứng dụng tin cậy được hơn 15.000 doanh nghiệp và tổ chức sử dụng, bao gồm những công ty vừa và nhỏ, các doanh nghiệp thuộc nhóm Fortune 500.
Với Wrike, bạn có thể tạo một dự án mới, sau đó mời đồng nghiệp của mình tham gia. Theo dõi các mục tiêu của dự án, danh sách tác vụ mới, trao đổi thông tin chi tiết và đảm bảo rằng tất cả mọi người trên cùng một nơi. Wrike cho phép bạn lên lịch trình, sắp xếp thứ tự ưu tiên, thảo luận và theo dõi tất cả công việc và tiến độ công việc trong thời gian thực chỉ với vài thao tác.
Ưu điểm của Wrike:
- Xem xét và trả lời các đề xuất, mục Inbox và yêu cầu khi bạn ở bất cứ đâu, chỉ cần có Internet là được.
- Truy cập nhanh vào thư mục, dự án và công việc mọi lúc mọi nơi.
- Chỉ định và lập kế hoạch làm việc
- Đính kèm ảnh và file có sẵn vào công việc ngay trên điện thoại của bạn.
- Theo dõi thời gian dựa vào công việc với bộ đếm thời gian tự động.
- Xem báo cáo tùy chỉnh dạng bảng và chia sẻ chúng với thành viên nhóm hoặc khách hàng.
Nhược điểm của Wrike:
- Vẫn là chi phí sử dụng, Wrike cho phép người dùng sử dụng những tính năng cơ bản như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với Dropbox, Google Drive, Office365 đi kèm số lượng 5 người dùng miễn phí và 2GB lưu trữ. Còn nếu bạn chịu chi mức phí 9.8$/ người dùng/ tháng thì bạn sẽ có phiên bản Professional dành cho nhóm 5-15 người, tích hợp với tính năng Gantt chart, dung lượng lưu trữ 5GB, tích hợp được với Microsoft Project,Excel, RSS.
- Cao hơn nữa là gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng, với những tính năng nâng cao như tùy chỉnh workflow, báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo. Một mức giá khá là cao nếu bạn muốn sử dụng trọn vẹn Wrike.
4. Base Wework
Base Wework là một phần mềm quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam với đầy đủ những tính năng như lập kế hoạch, cộng tác, báo cáo… không thua gì những phần mềm quản lý dự án của quốc tế. Bạn có thể lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc, cộng tác, lên lịch, đánh dấu ưu tiên, chat và bình luận trong từng công việc.
Một số ưu điểm của Base Wework:
- Giao diện dễ sử dụng, có đội ngũ hỗ trợ ngay tại Việt Nam
- Quản lý Kanban, quản lý theo Gantt Chart, quản lý theo dạng bảng, theo danh sách với cách linh hoạt nhất.
- Báo cáo theo dự án, phòng ban, theo workload của từng nhân sự, giúp bạn quản lý và dễ dàng nắm bắt được những phát sinh kịp thời.
- Tích hợp nhiều công cụ làm việc cần thiết khác nhau như Email, Drive, Microsoft, Calendar, Base Apps…
- Phân cấp quản trị và đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp
- Chi phí sử dụng hợp lý với đầy đủ các tính năng
- Phân loại báo cáo theo từng loại khác nhau, giúp nhà quản lý nắm bắt dễ dàng thông tin và xử lý vấn đề phát sinh kịp thời.
Nhược điểm của Base Wework:
- Chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp hoặc nhóm làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng, tính năng báo cáo và lập kế hoạch vẫn chưa chuyên sâu, khó xử lý những vấn đề phức tạp hơn trong quản lý dự án.
5. JIRA
JIRA
Đây là phần mềm quản lý công việc vô cùng hữu ích hướng tới những nhà phát triển quản lý nhiều dự án phát triển phần mềm, phần mềm sử dụng nhiều bởi nhóm Agile. Tương tự như các phần mềm quản lý công việc ở trên, JIRA sẽ hỗ trợ bạn trong việc lên kế hoạch, theo dõi và phát hành phần mềm của mình. Kể cả khi là đang làm việc với nhiều dự án phần mềm khác nhau, cơ sở dữ liệu có thể được truy cập trên thiết bị hoặc thông qua dịch vụ đám mây của hãng.
Ưu điểm của JIRA:
- Lên kế hoạch phát triển phần mềm, phân chia nhiệm vụ cho các thành viên.
- Theo dõi hoạt động, đánh giá mức độ ưu tiên trong quá trình phát triển phần mềm…
- Dễ dàng quản lý nhiều dự án phần mềm cùng lúc.
- Cải thiện năng suất làm việc toàn đội thông quan dữ liệu trực quan và báo cáo trong thời gian thực.
- Portfilio tất cả các dự án mang lại cái nhìn tổng thể, dễ dàng quản lý đội nhóm, lên kế hoạch nguồn lực, theo dõi tiến trình.
- Dễ dàng quản lý nhiều dự án phần mềm cùng lúc.
- Quy mô quản lý nhóm từ 10 tới 10,000 biến JIRA thành công cụ quản lý nhóm agile cho bất kì kích thước nhóm nào.
- Bộ lọc JIRA Query Language giúp tìm kiếm nhanh chóng.
- Hơn 950 add-on mang đến cho bạn những tính năng nâng cao.
Nhược điểm của JIRA:
- Tuy có nhiều ưu điểm quản lý dự án nhưng JIRA lại có một giao diện khá phức tạp, phải mất thời gian để làm quen và thích nghi thì mới có hiệu quả nhanh chóng. Thứ hai là phần mềm này chỉ cho phép người dùng dùng thử trong vòng 7 ngày, sau đó nếu bạn muốn sử dụng tiếp thì phải lựa chọn các mức phí tùy theo quy mô đội nhóm của mình và tùy chọn sử dụng cloud hay server. Team 10 người sẽ có mức phí là 10$/tháng và team từ 11 – 100 người sẽ là 7$/ người dùng/ tháng.
6. Microsoft OneNote
Tải Microsoft OneNote trên Windows Tải Microsoft OneNote trên Mac
Để có thể giúp mọi người có thể dễ dàng quản lý được công việc của mình, Microsoft đã gửi đến chúng ta Microsoft OneNote. Đây là một phần mềm được mô phỏng giống như một quyển sổ với những trang giấy trắng cho phép người dùng có thể ghi chép các chú thích, ý tưởng, suy nghĩ của mình,….
Một điểm thú vị ở phần mềm này là hỗ trợ cho mọi người ghi âm, quay video giúp bạn không bao giờ bỏ sót những điều quan trọng trong các cuộc họp.
Ưu điểm:
- Là phần mềm hoàn toàn miễn phí, có thể sử dụng ở 2 chế độ online và offline.
- Đồng bộ dữ liệu khi sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau.
- Tích hợp nhiều loại giấy tờ trên cùng một quyển sách.
- Có thể chèn được nhiều loại dữ liệu khác nhau như: văn bản, hình ảnh, video, âm thanh,….
Nhược điểm:
- Yêu cầu phải kết nối Internet khi muốn đồng bộ dữ liệu.
- Không có tính năng Remind.
- Không thể tắt được thông báo Conflict.
7. Microsoft Planner
Tải Microsoft Planner trên Android Tải Microsoft Planner trên iOS
Microsoft Planner là phần mềm giúp mọi người có thể dễ dàng và nhanh chóng có thể sắp xếp các công việc của mình cần phải làm. Với nhiều tính năng vô cùng thú vị sẽ giúp bạn hiển thị rõ lịch làm việc và nhắc nhở khi thời gian cần làm việc đã đến hạn chót.
Được thiết kế trên Office 365 chính vì vậy mà mọi người có thể tạo những nhắc nhở bằng các văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,….
Ưu điểm:
- Hoạt động trên nhiều thiết bị, chính vì vậy mà cho phép mọi người đồng bộ dữ liệu.
- Có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm khác của Microsoft.
- Cho phép các hội thoại được hiển thị trong Outlook 2016.
Nhược điểm:
- Hơi khó sử dụng đối với người mới bắt đâu.
8. ToDoList
Tải ToDoList trên Windows
ToDoList là phần mềm giúp bạn tạo ra những ghi chú trong công việc với nhiều tùy chọn khác nhau, ngoài ra tại đây mọi người có thể chia nhỏ và theo dõi tiến độ công việc của mình cũng như không bao giờ có thể bở lỡ được những nhiệm vụ quan trọng.
Ưu điểm:
- Tự động lưu trữ những công việc cũ dù đã bị xóa.
- Phần mềm chạy nhanh, tương thích được với tất cả các hệ điều hành.
- Sử dụng mục Google Group để báo lỗi hoặc yêu cầu một tính năng mới nào đó.
- Tự động xóa những công việc đã được hoàn thành.
Nhược điểm: Không có.
Hy vọng bài viết trên đây đã phần nào giúp cho các nhà quản lý có cái nhìn cụ thể hơn về những phần mềm quản lý công việc. Và dựa trên những đánh giá trên đây, hy vọng các nhà quản lý sẽ chọn được giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
