Hướng dẫn tạo lịch 2022 trong Excel dễ nhất

Cách tạo lịch cả năm trong Excel

Hoàn thành các bước kể trên là bạn đã có một mẫu lịch theo tháng. Sang năm mới, bạn chỉ cần thay đổi tiêu đề tháng và đánh lại số ngày.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng mẫu lịch theo tháng đó để tạo lịch cả năm như sau:

1. Ở dưới bảng tính, click chuột phải vào tab Sheet1.

2. Click Move or Copy.

3. Tích vào ô Create a copy, rồi nhấn OK.

4. Tạo 12 bản sao, tương ứng với từng tháng trong năm. Lưu ý: Với tháng 31 ngày, bạn cần thêm hàng vào lịch.

Tới mỗi bản sao bảng lịch, thay đổi tiêu đề sang tháng tương ứng. Bạn cũng cần đánh lại số ngày theo tháng. Nếu muốn tiết kiệm thời gian, thay vì tự gõ, hãy sử dụng tính năng AutoFill như đã đề cập ở bước 4 trong mục tạo lịch tháng bằng Excel 2003, 2007, 2010.

Tùy biến lịch trong Excel

Thật dễ để tùy biến lịch theo tháng hoặc năm trong Excel. Bạn có thể đánh mã màu sự kiện trên lịch như cuộc họp, sinh nhật hoặc đổi kích thước font, thậm chí chèn logo công ty vào lịch.

1. Định dạng font

1. Để làm tiêu đề lớn hơn, click vào hàng chứa tiêu đề đó. Trong tab Home, bạn có thể đổi loại & kích thước font, in đậm/nghiêng/gạch chân nó.

2. Để thay đổi kích thước font tên ngày trong tuần, đánh dấu toàn bộ tiêu đề. Ở tab Home, bạn có thể định dạng loại & kích thước font.

4. Để định dạng dấu ngày, đánh dấu toàn bộ ô ngày. Ở tab Home, bạn có thể điều chỉnh loại & kích thước font.

2. Thay đổi màu sắc

Bạn có thể thay đổi màu sắc font hoặc màu nền lịch. Mã màu rất hữu ích khi bạn muốn dán nhãn cho sự kiện.

1. Để thay đổi màu tiêu đề, click vào hàng tiêu đề. Ở tab Home, chọn màu mong muốn từ cửa sổ danh sách màu thả xuống.
2. Để thay đổi màu nền tiêu đề ngày trong tuần, đánh dấu toàn bộ hàng, click vào icon thùng sơn, chọn đổ màu. Bạn cũng có thể thay đổi màu văn bản bằng cách lặp lại bước 1.
3. Để tô màu sự kiện, gõ sự kiện hoặc cuộc hẹn vào ô ngày. Sau đó, chọn văn bản, click icon thùng sơn > chọn đổ màu.

3. Thêm ảnh

Cá nhân hóa lịch bằng cách thêm ảnh cá nhân hoặc logo công ty.

1. Trong tab Insert, click Pictures. Upload ảnh muốn sử dụng.
2. Ảnh sẽ được thêm vào bảng tính và bạn có thể kéo nó vào mọi vị trí trong bảng tính.

Nếu muốn thêm logo hoặc ảnh vào phía trên đầu tờ lịch, bạn phải bổ sung khoảng cách để ảnh vừa khít tỷ lệ đó.

1. Click chuột phải vào hàng đầu tiên chứa tiêu đề > chọn Insert.
2. Click Entire Row.
3. Số lần lặp lại thao tác Insert tùy thuộc vào số dòng bạn muốn thêm.
4. Để làm nền màu trắng cho hàng mới, đánh dấu hàng mới đó, click icon thùng sơn > chọn màu trắng.
5. Để loại bỏ dòng lưới trên hàng tiêu đề, chọn hàng tiêu đề đó > click icon lưới > nhấp tùy chọn loại bỏ ô lưới.

In lịch trong Excel

Lịch đã định dạng và tùy biến của bạn có thể khó in. Các mặt mở rộng của lịch có thể vượt quá khổ trang in, do đó, kết quả bạn nhận được dễ thành một tờ lịch hai trang không cân đối. Dưới đây là cách khắc phục tình trạng này:

1. Trong tab Page Layout, click Orientation > Landscape.

2. Trong nhóm Scale to Fit, thay đổi chiều rộng và dài của trang 1.

Giờ bạn có thể in lịch đã tạo trọn vẹn trên một trang.

Cách tìm mẫu lịch của Microsoft

Microsoft cũng có các mẫu lịch đẹp, từ lịch đa trang, lịch cả năm, lịch theo tuần…

Dưới đây là cách sử dụng mẫu lịch có sẵn trong Excel:

1. Click File > New.
2. Gõ Calendar trong ô tìm kiếm.
3. Bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn khác nhau. Ví dụ này chọn Any year one-month calendar, rồi click Create.

Bạn sẽ thấy một bảng nằm bên phải kèm Calendar Month, Calendar Year, 1st Day of Week.

1. Chọn ô January > click vào phím mũi tên hiện ra. Ở menu thả xuống, chọn tháng cho lịch.
2. Nhập năm của lịch trong ô nằm dưới tháng.
3. Chọn ô Monday, click mũi tên hiện ra. Ở menu thả xuống, chọn ngày đầu tiên của tháng.

Bạn cũng có thể tham khảo mẫu lịch online của Microsoft tại đây, chọn danh mục lịch ở bên trái.

Cách chèn lịch bằng Visual Basic

Bạn có thể chèn lịch tạo sẵn trực tiếp vào Excel khi sử dụng CalendarMaker cùng Visual Basic Editor. Bạn sẽ cần bật chế độ Developer Mode trong Excel và sử dụng một ngôn ngữ lập trình. Tuy nhiên, Microsoft sẽ giúp bạn làm việc đó đơn giản hơn bằng một code sample.

1. Mở Developer Mode

Đầu tiên, bạn cần bật chế độ lập trình.

1. Click File > Option.
2. Trong cửa sổ popup, ở bên tay trái, click Customize Ribbon.
3. Trong Main Tabs, đảm bảo đã tích Developer Box.

Bạn sẽ thấy tab mới trong ribbon Excel ở phía trên bảng tính.

2. Dùng Visual Basic chèn lịch vào code các ứng dụng

1. Tạo workbook mới.

2. Trong tab Developer, click Visual Basic.

3. Bạn sẽ thấy danh sách workbook và bảng tính (trong VBAproject ở bên trái). Tìm và nhấp đúp vào Sheet1.

4. Một box popup trống hiện ra. Sao chép và dán Visual Basic cho code Applications vào trong box.

5. Trong menu File, click Close and return to Microsoft Excel.

6. Quay lại tab Developer và click Macros.

7. Chọn Sheet1.CalendarMaker, nhấp Run.

8. Trong box popup, gõ toàn bộ tháng và năm bạn muốn làm lịch > click OK. Kết quả bạn nhận được sẽ như thế này:

Cách tạo lịch trong vài phút bằng mẫu lịch của Smartsheet

Thử Smartsheet miễn phí

Các mẫu của Smartsheet cho phép bạn tạo lịch tức thì. Thứ, ngày, tháng đều đã được định dạng. Người dùng chỉ cần thêm mô tả, bình luận, thời gian cho từng hoạt động.

Dưới đây là cách sử dụng mẫu lịch trong Smartsheet:

1. Chọn mẫu lịch

1. Tới Smartsheet.com, đăng nhập tài khoản (hoặc bắt đầu dùng thử miễn phí 30 ngày).
2. Từ màn hình Home, click Create New và chọn Browse Templates.
3. Gõ “calendar” trong box Search Templates, click icon hình kính lúp.
4. Bạn sẽ thấy rất nhiều kết quả, trong trong ví dụ này, hãy click 2019 Calendar by Day, nhấp nút màu xanh Use Template ở góc phía trên bên phải.
5. Đặt tên template, chọn vị trí lưu, nhấp nút OK.

2. Liệt kê thông tin lịch

Mẫu có sẵn sẽ mở ra, với đầy đủ tháng, ngày đã định dạng cho toàn bộ năm 2019 kèm nội dung mẫu để người dùng tham khảo.

1. Thêm sự kiện vào lịch trong cột Activity. Bạn cũng có thể bổ sung chi tiết vào cột Description, Hours, Comments.
2. Để thêm nhiều sự kiện cùng ngày, bạn phải tạo hàng mới. Click chuột phải vào hàng và chọn Insert Row Above hoặc Insert Row Below. Sau đó, trong hàng mới, thêm thứ, ngày, tháng và hoạt động.
3. Nếu cần xóa hàng, click chuột phải vào ô trong hàng muốn xóa và chọn Delete Row.

Ở bên trái từng hàng, bạn có thể đính kèm file trực tiếp vào nhiệm vụ hoặc bắt đầu bình luận sự kiện, thêm nhiều nội dung hơn vào lịch.

3. Chuyển sang trình xem lịch

Toàn bộ thông tin lịch đều nằm trong bảng này. Bằng một click vào nút bấm tương ứng, bạn có thể thấy toàn bộ thông tin trong lịch.

1. Ở thanh công cụ bên tay trái, click icon lịch để chuyển sang chế độ xem.

Giờ bạn sẽ thấy toàn bộ thông tin trong lịch (ngày hôm nay sẽ được bao viền màu xanh lam). Bạn có thể chỉnh sửa hoặc thêm sự kiện trực tiếp vào trình xem lịch bằng cách nhấp đúp vào bong bóng màu xanh lá. Bạn cũng có thể đổi ngày sự kiện bằng cách kéo & thả bong bóng màu xanh lá vào box ngày khác.

Mọi thay đổi ở trình xem lịch này đều sẽ được cập nhật tự động vào bảng lịch của bạn.

Tùy biến lịch tạo bằng Smartsheet

Thật dễ tùy biến lịch bằng Smartsheet. Chỉ bằng vài click, bạn có thể thêm logo công ty hoặc tô màu sự kiện.

1. Thay đổi màu sự kiện

1. Click chuột phải vào bong bóng màu xanh, chọn Color Settings.
2. Một bảng màu hiện ra, cho phép bạn thay đổi màu nội dung lịch.

2. Thay đổi màu lịch

1. Để thay đổi màu lịch, click Account ở góc phía trên bên trái.
2. Chọn Colors & Logo. Tại đây, bạn có thể thay đổi màu nền, tab và thanh lịch cũng như chọn các thiết lập màu sắc có sẵn.
3. Click Save.

Bạn có thể đảo ngược cài đặt màu chuẩn và logo mọi lúc.

3. Thêm logo

Theo cài đặt mặc định, logo Smartsheet được đặt ở góc bên tay phải phía trên. Bạn có thể thay đổi nó bằng cách upload logo công ty.

1. Click Account ở góc tay trái phía trên.
2. Chọn Colors & Logo.
3. Trong Logo, click Select và chọn file ảnh. Khi được upload lên, nhấp Save.
4. Ảnh mới của bạn sẽ được thêm vào lịch.

Gửi thư, chia sẻ hoặc in lịch

Chia sẻ lịch của bạn với đồng nghiệp, bạn bè hoặc người thân trong gia đình. Bạn có thể chọn in, xuất, hoặc gửi lịch từ Smartsheet.

Để gửi lịch qua email

1. Ở thanh công cụ bên tay trái, nhấp icon hình phong bì.
2. Chọn Send as Attachment.
3. Ở To field, thêm người nhận. Chọn người muốn gửi từ danh sách liên hệ hoặc gõ địa chỉ email.
4. Trường Subject và Message được điền tự động nhưng bạn có thể chọn xóa và thêm nội dung của mình.
5. Chọn đính kèm lịch như bảng tính PDF hoặc Excel, chọn gửi ngay hay theo lịch trình.

Để chia sẻ lịch bằng một liên kết

1. Ở phần dưới của lịch, nhấp Publish.
2. Nhấp vào tùy chọn xuất bản bạn muốn bằng cách click thanh trượt.
3. Một box pop-up hiện ra kèm đường link xuất bản. Bạn có thể sao chép và dán liên kết cho mọi người có thể xem lịch hoặc sử dụng mã nhúng để chèn lịch vào web.

Để in lịch

1. Ở thanh công cụ bên tay trái, nhấp icon hình máy in.
2. Chọn phạm vi ngày, khổ giấy, hướng lịch… Rồi nhấp OK.
3. Phiên bản PDF của lịch sẽ được tải về, sau đó, bạn có thể in nó.

Lưu ý, dù lịch trong Excel trông rất tuyệt ở bảng tính, thế nhưng khi in, bạn có thể thấy định dạng của nó bị sai lệch. Nguyên nhân bởi cạnh của mẫu lịch tràn ra ngoài giới hạn khuôn khổ trang in. Nó được chỉ báo bằng đường kẻ dọc đứt nét. Điều đó có nghĩa bạn sẽ bị mất một phần của tờ lịch.

Để khắc phục vấn đề này, tới Page Layout và mở cửa sổ Page Setup bằng cách click vào mũi tên nhỏ ở bên phải phía dưới của màn hình. Đảm bảo Page Setup được cấu hình như hình bên dưới.

Thiết lập định dạng sang Landscape và Fit to là 1 page wide by 1 page high. Click OK. Giờ khi mở cửa sổ xem trước khi in, bạn sẽ thấy mẫu lịch được định dạng trên một bảng tính và sẵn sàng được in mà không bị mất phần nào rồi đấy.

Theo dõi nhiệm vụ, hạn nộp tài liệu, cập nhật lịch trình hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng là chìa khóa giúp bạn đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy. Vì thế, đừng ngại tạo lịch bằng Excel hay Smartsheet để quản lý mọi hoạt động trong cuộc sống hàng ngày thông minh hơn. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo Mẫu lịch 2022 để thiết kế bố cục lịch như ý nhanh hơn.

Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn!