Đối với sinh viên hoặc nhân viên văn phòng, họ thường phải làm các bài báo cáo, luận văn hoặc bài nghiên cứu trong Word và tạo mục lục là một phần không thể thiếu trong những tài liệu này. Nó giúp người xem nắm bắt tiêu đề các phần, vị trí các phần và nhiều hơn nữa. Vậy bạn đã biết cách tạo mục lục trong Word chưa hay bạn vẫn gõ thủ công?
Tải Office 2016
Tải Office 2016 cho Mac
Word có nhiều tính năng hữu ích mà hầu hết mọi người không bao giờ sử dụng hoặc không biết đến chúng. Một trong những tính năng đó là Table of Contents. Đây là một tính năng tuyệt vời giúp bạn tạo mục lục đẹp mắt một cách nhanh chóng nếu bạn biết loại tiêu đề nào cần dùng. Trong bài viết này, Hoàng Thùy Chi About sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng này.
Tạo Table of Contents trong MS Word
1. Thiết lập và xem các tiêu đề trong Word
Việc đầu tiên bạn cần làm trước khi có thể tạo bất cứ mục lục bào là thiết lập các tiêu đề. Theo mặc định, các tiêu đề cho phép mà bạn có thể sử dụng là H1 (Heading 1), H2 (Heading2) và H3 (Heading 3).
Bạn có thể tìm thấy những tiêu đề này trong hộp Styles ở tab Home trên ribbon. Đây là 3 lựa chọn duy nhất mà bạn có thể sử dụng cho một mục lục mặc định. Nếu bạn thêm một mục lục tùy chỉnh thì có thể sử dụng H4, H5, H6, Subtitle…
Việc áp dụng tiêu đề vào văn bản trong Word được thực hiện rất dễ dàng. Bạn chỉ cần click vào dòng với văn bản và chọn tiêu đề mà bạn muốn.
Cuộn qua tài liệu và áp dụng các tiêu đề cần thiết. Để xem tất cả các tiêu đề một cách nhanh chóng trong một tài liệu Word, bạn click vào tab View và sau đó tích vào hộp Navigation Pane.
Thao tác này sẽ hiển thị một bảng ở phía trên trái của tài liệu và bạn sẽ có thể nhìn thấy mọi tiêu đề chính, tiêu đề phụ…tại đó.
Bạn nhấp vào bất cứ mục nào trong danh sách sẽ đưa bạn đến với tiêu đề đó trong tài liệu. Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng xem cấu trúc tiêu đề trước khi tạo mục lục.
2. Thêm mục lục trong Word
Sau khi bạn đã có mọi tiêu đề được thiết lập đúng, đây là thời điểm để chèn một mục lục vào tài liệu. Đầu tiên, bạn sẽ bắt đầu với thiết lập mục lục mặc định trong Word. Trước hết, bạn cần tạo một trang trống ở phía đầu của tài liệu.
Để làm được điều đó, bạn đi đến phần đầu của trang đầu tiên và click Insert > Blank Page. Bây giờ, hãy nhấp chuột vào References, Table of Contents và chọn một trong các lựa chọn Automatic ở phía đầu.
Một bảng thủ công sẽ chỉ là văn bản bổ sung ở định dạng của một bảng mục lục, nhưng bạn phải tự thực hiện tất cả các thay đổi. Khi bạn chèn TOC tự động, bạn sẽ thấy một cái gì đó như sau:
Như vậy, bạn đã có một mục lục được định dạng chuẩn trong tài liệu Word của mình. Sau khi đã chèn một mục lục, bạn vẫn có thể tạo thay đổi ở bất cứ tiêu đề nào trong tài liệu, nhưng những thay đổi này sẽ không được cập nhật tự động trong mục lục mà bạn phải click vào bên trong mục lục và chọn Update Table.
Bạn sẽ được hỏi liệu bạn chỉ muốn cập nhật số trang hay cả bảng. Nếu bạn đã sửa đổi, chèn hoặc xóa tiêu đề thì bạn nên chọn Update entire table. Nếu bạn chỉ bổ sung nội dung vào tài liệu nhưng không thêm hoặc loại bỏ bất cứ tiêu đề nào thì hãy chọn Update page numbers only.
3. Tùy chỉnh mục lục
Nếu bạn đã sử dụng các tiêu đề khác ngoài H1, H2 và H3 thì bạn sẽ để ý thấy rằng chúng không xuất hiện trong mục lục. Để sử dụng các tiêu đề bổ sung, bạn phải chọn Custom Table of Contents khi chèn một mục lục.
Tùy chọn này sẽ hiển thị một hộp thoại cho mục lục. Bạn có thể thay đổi một số cài đặt đơn giản. Trong mục General, bạn có thể chọn nhiều phong cách và chọn hiển thị nhiều mức độ hơn ba tiêu đề mặc định.
Nếu bạn click vào Options, bạn có thể chọn nhiều mục để tạo mục lục hơn nữa. Nếu bạn cuộn xuống, bạn sẽ có thể chọn Subtitle và TOC heading.
Để tùy chỉnh giao diện của mục lục, bạn phải nhấp vào Modify. Nếu chỉ đơn giản click chuột phải vào mục lục và chọn Font hoặc Paragrap thì nó sẽ không định dạng mục lục. Khi bạn click vào Modify, bạn sẽ có một hộp thoại khác nơi bạn có thể chỉnh sửa mỗi mức mục lục, TOC 1 là H1, TOC 2 là H2…
Khi click vào Modify lần thứ hai và bạn sẽ có thể thau đổi định dạng cho tiêu đề cụ thể đó. Do đó, nếu muốn, bạn có thể bôi đậm tất cả tiêu đề H1 và làm cho chúng có kích thước khác nhau.
Khi bạn click vào nút Format ở phía dưới bên trái, bạn thậm chí có thể tùy chỉnh nhiều cài đặt hơn nữa như khung, tab, viền, số…
Các bước thực hiện không hề phức tạp đúng không nào? Tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức, hơn nữa bạn còn có được một mục lục đúng tiêu chuẩn và được trình bày đẹp mắt.
